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Für Händler, Importeure und Hersteller im Gesundheitswesen

Vom Kundenauftrag bis zur geprüften Lieferantenbestellung.

emata.ai erfasst die Bestellungen Ihrer Kunden aus E-Mail, PDF oder Fax, berechnet daraus den Bedarf und bestellt nach Ihren Regeln beim passenden Lieferanten. Jede Auftragsbestätigung wird geprüft, Preisänderungen fallen auf, bevor sie die Marge kosten. Ihr Team entscheidet nur dort, wo es nötig ist.

Erstgespräch vereinbaren →
  • Testphase vor dem Livebetrieb
  • ERP-Anbindung: SAP, Microsoft Dynamics u. v. m.
  • Hosting in Deutschland, der EU oder der Schweiz

Lösung

Was emata.ai bei Ihnen ändert

Vier Stationen, an denen im Handel jeden Tag Handarbeit anfällt. Sie haben einzelne Schritte schon automatisiert? Jeder Baustein ist einzeln buchbar, und emata.ai setzt genau dort an, wo bei Ihnen noch von Hand gearbeitet wird.

01

Kein Abtippen mehr

Bestellungen Ihrer Kunden erfassen

Kennen Sie das?

Tippt bei Ihnen noch jemand Bestellungen ab? Sie kommen per E-Mail, als PDF oder per Fax, oft mit eigenen Artikelnummern Ihrer Kunden. Jede wird von Hand ins ERP übertragen, Artikel, Kunde und Adresse werden herausgesucht. Ein Tippfehler bedeutet eine falsche Lieferung.

Mit emata.ai

emata.ai holt die Bestellungen direkt aus Ihrem Postfach, liest sie aus und ordnet jede Position Ihrem Artikel zu, jede Bestellung dem richtigen Kunden und der richtigen Adresse. Was unklar ist oder für diesen Kunden nicht bestellbar, wird markiert. Alles andere landet als Kundenauftrag in Ihrem ERP.

Konkret: Ihr Team prüft nur noch, was markiert ist. Wächst die Zahl der Aufträge, wächst die manuelle Bearbeitung nicht mit, und Innendienst und Einkauf werden spürbar entlastet.

Technische Details zum Order Manager
Auftragseingang
Nicht verarbeitet0
Prüfung nötig1
BestellungPositionenStatus
Bestellung_4711.pdfKunde 1042 · automatisch12/12Ins ERP übertragen
Fax_0923.pdfKunde 2318 · automatisch4/4Ins ERP übertragen
Bestellung.csvKunde 0877 · automatisch8/9Eingegangen
Beispiel · Eingehende Bestellungen, geprüfte Positionen und Status
02

Weniger gebundenes Kapital im Lager

Den Bedarf berechnen

Kennen Sie das?

Entscheidet bei Ihnen noch das Bauchgefühl, wann nachbestellt wird? Erfahrung, eine Excel-Liste und der Blick ins Lager bestimmen Menge und Zeitpunkt. Aus Vorsicht wird eher zu viel bestellt.

Mit emata.ai

emata.ai berechnet für jeden Artikel aus Ihrem bisherigen Absatz und den Lieferzeiten, wie lange der Bestand reicht und was nachbestellt werden muss. Sie legen fest, wie viele Tage er reichen soll und wie viel Sicherheitsbestand Sie einplanen, und sehen vorab den Lagerwert nach der Nachbestellung. Sondergeschäfte schließen Sie aus der Rechnung aus.

Konkret: Jeder Euro im Lager kostet nach gängigen Richtwerten rund ein Viertel seines Werts pro Jahr, für Fläche, Personal, Zinsen und Risiko. Richtet sich der Bestand nach der Reichweite, die Sie festlegen, statt nach Vorsicht, sinken diese Kosten, und das frei werdende Kapital steht Ihnen wieder als Liquidität zur Verfügung.

Technische Details zum Disposition Manager
Lagerstrategie

Gewünschte Reichweite

060120 Tage
Reichweite: 45 TagePrognostizierter Lagerwert
Aktueller Bestand180.000 €
+ Empfohlene Nachbestellung75.000 €
Lagerwert nach Nachbestellung255.000 €
Beispiel · Reichweite festlegen, Lagerwert in Euro sehen
03

Mehr Marge im Einkauf

Lieferantenbestellungen auslösen

Kennen Sie das?

Rechnet Ihr Team Mindestbestellwerte und Kartongrößen noch selbst aus? Wird der Mindestbestellwert erreicht? Karton oder Einzelstück? Welcher Lieferant ist gerade günstiger oder schneller? Jede Lieferantenbestellung ist Rechenarbeit.

Mit emata.ai

emata.ai wählt den Lieferanten nach Preis, Marge und Lieferzeit, rundet auf Kartongrößen und bündelt Positionen bis zum Mindestbestellwert. Die Lieferantenbestellung geht automatisch raus oder erst nach Ihrer Freigabe und wird für den Wareneingang in Ihr ERP zurückgeschrieben. Ist der Mindestbestellwert trotz Bündelung nicht erreichbar, legt emata.ai Optionen vor: mit Zuschlag bestellen, auf mehr Bedarf warten oder auf andere Lieferanten aufteilen.

Konkret: Zu jeder Lieferantenbestellung sehen Sie die Begründung, etwa „Mindestbestellwert erreicht, Kartongrößen angewendet“. Sie wissen ohne Nachrechnen, dass sie stimmt, und bestellen seltener unter dem Mindestwert.

Technische Details zum Disposition Manager
Lieferantenbestellung an Lieferant B · 6 Positionen
2.340 € Wird automatisch versendet

Warum diese Bestellung: Mindestbestellwert erreicht · Kartongrößen angewendet

Jetzt freigeben Zurückhalten Bestellung ansehen
Beispiel · Jede Lieferantenbestellung mit Begründung
04

Abweichungen fallen auf, bevor sie Geld kosten

Auftragsbestätigungen prüfen

Kennen Sie das?

Prüft bei Ihnen jemand jede Auftragsbestätigung Zeile für Zeile? Meist fehlt dafür die Zeit. Eine gerundete Menge, ein ausgelaufener Artikel oder ein neuer Preis fällt dann erst auf, wenn die Ware fehlt oder die Rechnung kommt.

Mit emata.ai

emata.ai liest jede Auftragsbestätigung automatisch aus E-Mail oder PDF aus und gleicht sie Zeile für Zeile mit der Lieferantenbestellung ab. Abweichungen bei Menge oder Preis und Artikel, die nicht mehr lieferbar sind, landen direkt bei Ihrem Team, mit fertigen Alternativen. Passt eine Bestätigung, ist sie ohne Ihr Zutun erledigt. Für jede Lieferantenbestellung sehen Sie außerdem den Lieferstatus je Position, mit erwartetem und tatsächlichem Liefertermin.

Konkret: Erhöht ein Lieferant nach der Bestellung den Preis, sehen Sie die Alternativen mit Preis, Marge und Lieferzeit. So geht Marge nicht unbemerkt verloren, sondern Sie entscheiden, bevor die Rechnung kommt.

Technische Details zum Disposition Manager
Entscheidung nötig · Auftragsbestätigung

Bestätigte Menge weicht von der Bestellung ab

Lieferant C hat eine Position auf die volle Kartongröße aufgerundet.

ArtikelBestelltBestätigtDifferenz
Mullkompresse 10 x 1080100+20, Karton
Fixierpflaster 5 cm4040passt
Bestätigte Menge annehmen Beim Lieferanten nachfragen
Beispiel · Abweichungen kommen als Entscheidungsfall beim Team an
Preisalarm · nach Bestellung

Lieferant A hat den Preis nach der Bestellung erhöht

LieferantPreisMargeLieferzeit
Lieferant A7,95 € 8,70 € +9 %22 %7 Tage
Lieferant B7,90 €28 % Marge 28 %6 Tage
Lieferant C8,20 €25 %9 Tage
Erhöhung annehmen Stornierung anfragen Alle Lieferanten nach aktuellem Preis fragen
Beispiel · Alternativen mit Preis, Marge und Lieferzeit

Bleibt die Frage: Wie viel Kontrolle geben Sie dabei ab? Keine.

Kontrolle

Automatisch, aber nie im Blindflug.

emata.ai übernimmt die wiederkehrende Arbeit. Die Entscheidungen, auf die es ankommt, bleiben bei Ihnen.

Alles nachvollziehbar

Jede Lieferantenbestellung trägt ihre Begründung, jeder Kundenauftrag und jede E-Mail an Lieferanten wird protokolliert. Sie sehen jederzeit, was das System getan hat und warum.

Sie greifen jederzeit ein

Jeden Vorschlag können Sie vor dem Versand anpassen, etwa die Menge ändern oder eine Alternative wählen. Eine Bestellung halten Sie zurück, solange noch Positionen dazukommen, oder geben sie erst nach Prüfung frei.

Testphase vor dem Livebetrieb

emata.ai arbeitet zunächst mit Ihren echten Daten, aber ohne Wirkung nach außen: E-Mails an Lieferanten gehen an eine Testadresse in Ihrem Haus. Live geht es erst nach Ihrer Freigabe.

Statistik · Auftragseingang

Aufträge nach Status

3Eingegangen
41Ins ERP übertragen
1Fehlgeschlagen
0Storniert

Letzte Aktivitäten

  • MAMitarbeiter A · AktualisiertAuftrag #4711 · Liefertermin geändert
  • MAMitarbeiter A · ErstelltAuftrag #4711
  • MBMitarbeiter B · AktualisiertAuftrag #2318 · Lieferadresse geändert
Beispiel · Jeder Auftrag mit Status, jede Änderung mit Name und Zeitpunkt

Aus der Praxis

Ein Medizinprodukte-Händler aus unserer Unternehmensgruppe arbeitet mit emata.ai.

Vorher
50 bis 200 Kundenbestellungen pro Tag per E-Mail, als PDF oder CSV. Zwei Vollzeitkräfte waren nur mit der Auftragseingabe beschäftigt.
Heute
Kundenaufträge landen automatisch im ERP, Lieferantenbestellungen entstehen nach festen Regeln, Auftragsbestätigungen werden automatisch geprüft.
Ergebnis
Das Team kümmert sich um Ausnahmen statt um Abtippen. Lagerbestand und Lagerkosten sind seitdem gesunken, bei gleicher Lieferfähigkeit.

Was Sie im Erstgespräch sehen

Wir zeigen Ihnen emata.ai an Beispieldaten aus dem Medizinprodukte-Handel: vom eingehenden PDF bis zur geprüften Lieferantenbestellung. Bringen Sie gern einen typischen Fall aus Ihrem Alltag mit, wir gehen ihn gemeinsam durch.

Erstgespräch vereinbaren →

Leistungen

Auf Ihren Einkauf eingestellt.

emata.ai ist ein fertiges Produkt, das Sie auf Ihre Abläufe einstellen, ohne Programmierung. Und weil Ihr Einkaufswissen dann in diesen Regeln steckt statt in einzelnen Köpfen, läuft der Einkauf auch bei Urlaub und Krankheit weiter. Ein Auszug dessen, was Sie festlegen:

Bestand

  • Reichweite in Tagen
  • Sicherheitsbestand
  • Obergrenze beim Bündeln
  • Zeitraum für die Prognose

Lieferanten

  • Mindestmarge
  • Mindestbestellwert oder Mindestmenge je Lieferant
  • Maßgebliche Lieferzeit (letzte oder Durchschnitt)
  • Höchstalter von Lieferantenpreisen

Lieferantenbestellungen

  • Schwelle für die Kartonrundung
  • Sperrfrist gegen Doppelbestellungen, Inland und Ausland getrennt
  • Automatischer Versand mit Ausnahmen je Lieferant
  • Versandzeitpunkt
  • E-Mail-Vorlagen in Deutsch und Englisch

Prognose

  • Ausschluss einzelner Kunden, etwa für Einmalprojekte
  • Ausschluss einzelner Kunden-Hersteller-Kombinationen
  • Ausblenden von Einmalartikeln

Ihr Vorgang ist nicht dabei?

Wenn ein Ablauf über das hinausgeht, was sich einstellen lässt, erweitern wir emata.ai für Sie. Weitere Vorgänge, die heute noch viel Handarbeit kosten, schauen wir uns im Erstgespräch gemeinsam an und klären, wie sie sich automatisieren lassen.

Vorgang besprechen →

Parallelimport

Sie importieren Arzneimittel?

Beim Parallelimport bindet teure Ware schnell viel Kapital, und Preise wie Verfügbarkeit ändern sich laufend. emata.ai erfasst die Bestellungen Ihrer Kunden und die Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten per E-Mail ohne Abtippen, vergleicht Ihre Bezugsquellen nach Preis, Marge und Lieferzeit und hält den Bestand auf der Reichweite, die Sie vorgeben. Wird ein Artikel nicht oder nur teilweise bestätigt, sehen Sie direkt die Alternativen.

Bei einem Arzneimittel-Importeur unserer Gruppe tauscht emata.ai bereits Daten zwischen Rechnungsprüfung und ERP automatisch aus.

Apotheken sollen direkt aus ihrer Warenwirtschaft bei Ihnen bestellen können, aber Sie sind noch nicht per MSV3 erreichbar? Sprechen Sie uns an.

Technische Details zum Disposition Manager Erstgespräch vereinbaren →

Hersteller

Sie stellen selbst her?

Auch bei Herstellern kommen die Bestellungen der Kunden per E-Mail, als PDF oder per Fax. emata.ai erfasst sie und legt sie als Kundenauftrag in Ihrem ERP an. Im Einkauf prüft emata.ai Auftragsbestätigungen Zeile für Zeile, vergleicht Lieferanten und hält Mindestbestellwerte ein. Für Handelsware, die Sie zukaufen und unverändert weiterverkaufen, berechnet emata.ai zusätzlich den Bedarf.

Technische Details zum Order Manager Erstgespräch vereinbaren →

Module

Die Module dahinter

Im Medizinprodukte- und Pharmahandel arbeiten zwei Module von emata.ai zusammen.

Auftragseingang Order Manager Erfasst Kundenbestellungen aus E-Mail, PDF oder Fax und legt sie geprüft als Kundenauftrag in Ihrem ERP an. Technische Details zum Modul Bedarf und Einkauf Disposition Manager Berechnet den Bedarf je Artikel, bestellt nach Ihren Regeln und prüft Auftragsbestätigungen Zeile für Zeile. Technische Details zum Modul

Onboarding und Preise

Vom Erstgespräch zum Livebetrieb

In vier Schritten, in der Regel produktiv in wenigen Wochen.

  1. 01

    Erstgespräch

    30 Minuten zu Ihren Abläufen, Systemen und Lieferanten, mit Demo an Beispieldaten.

  2. 02

    Anbindung und Einrichtung

    ERP anbinden, Stammdaten abgleichen, Regeln gemeinsam festlegen.

  3. 03

    Testphase

    Echte Daten, aber E-Mails an Lieferanten gehen zunächst an eine Testadresse.

  4. 04

    Livebetrieb

    Erst nach Ihrer Freigabe. Wir begleiten den Start und bleiben Ihr Ansprechpartner.

Was emata.ai kostet

Es gibt keine starre Preisliste. Der Preis setzt sich aus zwei Bausteinen zusammen:

Einmalige Einrichtung

Anbindung an Ihr ERP, Übernahme der Stammdaten, Einrichtung Ihrer Regeln. Der Aufwand hängt von Ihren Systemen und Anforderungen ab.

Monatliche Lizenz

Je gebuchtem Modul. Enthalten sind Hosting in Deutschland, der EU oder der Schweiz, Updates und Support.

Schulung und Betreuung sind inklusive. Was emata.ai für Ihren Bedarf kostet, klären wir im Erstgespräch, abhängig von Ihren Systemen, Modulen und Mengen. Sie können auch mit einem Teil beginnen.

Erstgespräch vereinbaren →
Christopher Bartl, Geschäftsführer von Mendelio
„Bevor wir etwas automatisieren, wollen wir verstehen, wie Ihr Einkauf heute arbeitet. Erst dann stellen wir emata.ai darauf ein, nach Ihren Regeln.“
Christopher Bartl · Geschäftsführer, Mendelio

Machen Sie den ersten Schritt. 30 Minuten, ohne Verpflichtung.

Wir besprechen, wo bei Ihnen heute Handarbeit entsteht, und zeigen Ihnen, wie emata.ai das löst. Und wenn es nicht passt, sagen wir Ihnen das offen.

Erstgespräch vereinbaren →

FAQ

Häufige Fragen

Ersetzt emata.ai mein ERP, und mit welchen Systemen funktioniert es?

Nein, emata.ai arbeitet mit Ihrem ERP zusammen: Artikel, Kunden und Bestände kommen aus dem ERP, Kundenaufträge und Lieferantenbestellungen gehen dorthin zurück. Ihr ERP bleibt das führende System. emata.ai lässt sich an gängige ERP-Systeme anbinden, z. B. SAP, Microsoft Dynamics u. v. m. Auf Wunsch fließen auch die Daten zwischen ERP, Rechnungsprüfung und Buchhaltung automatisch.

Wir haben Teile schon automatisiert. Lohnt sich emata.ai trotzdem?

Ja, wenn mindestens ein Schritt noch von Hand läuft. Haben Sie zum Beispiel die Auftragserfassung schon gelöst, rechnet Ihr Team aber Bestellmengen noch selbst oder prüft Auftragsbestätigungen nicht systematisch, setzt emata.ai genau dort an. Weniger lohnt es sich, wenn Ihre Kundenbestellungen fast nur per EDI eingehen oder Sie nur wenige Bestellungen und Lieferanten haben. Das klären wir im Erstgespräch.

Was passiert, wenn emata.ai eine Kundenbestellung nicht richtig erkennt?

Unsichere Positionen werden markiert. Ihr Team sieht das Originaldokument und die erkannten Daten nebeneinander und kann jedes Feld vor der Übergabe ins ERP korrigieren. Klappt die Übergabe ins ERP nicht, sehen Sie sofort, woran es liegt.

Woher weiß emata.ai, wie viel ich bestellen soll?

emata.ai berechnet den Bedarf je Artikel aus Ihrem bisherigen Absatz, wobei die jüngsten Monate stärker zählen, und aus den Lieferzeiten Ihrer Lieferanten. Wie weit zurückgeschaut wird, wie viel Sicherheitsbestand Sie einplanen und wie lange der Bestand reichen soll, bestimmen Sie selbst.

Arbeitet emata.ai mit künstlicher Intelligenz?

Dort, wo sie einen echten Vorteil bringt: KI liest eingehende Bestellungen und Auftragsbestätigungen aus und prüft, ob die Daten korrekt erkannt wurden. Bedarf und Lieferantenbestellungen berechnet emata.ai dagegen nach nachvollziehbaren Regeln, die Sie festlegen. So wissen Sie bei jeder Lieferantenbestellung, warum sie so rausgeht.

Was ist mit Lieferanten, bei denen wir über ein Portal bestellen?

Bestellungen über Lieferantenportale laufen weiterhin manuell. emata.ai sammelt sie aber in einer eigenen Liste, damit nichts vergessen wird.

Berücksichtigt emata.ai Chargen und Verfallsdaten?

Heute bleibt die Chargen- und Verfallsverwaltung Aufgabe Ihres ERP. emata.ai übernimmt Auftragserfassung, Bedarfsberechnung und Lieferantenbestellung und arbeitet dabei mit den Daten aus Ihrem ERP. In Entwicklung ist eine App für den Wareneingang: Ihr Team scannt den UDI-Code auf der Verkaufseinheit mit dem Smartphone, und Artikel, Charge, Verfallsdatum und Seriennummer werden direkt beim Eingang erfasst, bevor die Ware einem Lagerplatz zugebucht wird.

Was passiert mit meinen Daten?

Ihre Daten gehören Ihnen: Sie behalten die volle Hoheit darüber, wer welche Daten sieht und was mit ihnen geschieht. emata.ai wird in Deutschland, der EU oder der Schweiz gehostet und arbeitet DSGVO-konform.